No.003 自分のスケジュールを仕事に管理させない

どうも、こんにちは！僕です。
本日はどうやって自分のスケジュールをマネージメントするかに関して、僕のメソッドを紹介したいと思います。
過去のブログでも記載の通り、僕は広告代理店で勤務してた時、20社近くのクライアントを担当し、1日平均で3社以上のクライアントミーティングがあり、上司や同僚、後輩との社内ミーティングも含めるとほぼ毎日10以上のミーティングをこなしていました。
僕はマネージャーではなく、あくまでも、いちプレイヤー（いわゆる営業やコンサルタント）だったので、定例資料や新規の提案資料の準備、デジタル広告の運用、広告施策のディレクション、若手の育成、社内のルーティンタスクなどなど作業もミーティングの合間合間で対応しておりました。そんな状況下で、とにかくよく質問を受けたのが、「どうやって時間管理してるの？」、「どうやってタスク管理してるの？」、「なぜそんな多忙な生活を続けられるの？」という問いです。その答えを本日ブログで共有します。

① 月曜日仕事が始まる前に１週間の予定を決めておく
僕は毎週土日のどちらかに必ず30分ほど１週間のスケジュールを計画する時間を設けてます。現在、外資系のビッグテックカンパニーに勤めているのですが、スケジュール管理はアナログで手帳で手書きに拘ってます（理由は後述）。いろいろ試した結果、僕の一番のおすすめの手帳は、高橋書籍の[No.94] デスクダイアリー です。下記が見開きになりますが、毎日を30分刻みで管理することができ、右側の余白でタスクなどのメモも取ることができます。僕は毎週土日のどちらかで、30分刻みで自分のスケジュールと、その１週間で何を成し遂げるかを決めています。
旅行は行き当たりばったりで楽しむ派ですが、こと、仕事に関しては、予め自分でスケジュールを立てておかないと、時間を浪費しがちになったり、仕事にスケジュールを管理される（タスクに追われる）日々を過ごすことになり、楽しくない、のでこのルールをかれこれ10年以上継続してます。

② まずはミーティングや移動時間など非作業時間からスケジュールを埋める
１週間のスケジュールを計画する際にいくつかポイントがあるのですが、一つ目がミーティングや移動時間など自分が作業できない時間をまずカレンダーに埋めることです。ランチタイムも必ず確保しておきましょう。そうすると下記の通り、自分がこの１週間でどれだけ作業できるか、リソースを可視化することができます。実際に来週の僕の１週間の計画を下記に例として記します。

僕は営業という立場上、クライアントとのミーティングをとても重要にしているため、ミーティングも社内か外部かで色分けして管理しています。１週間5営業日として、9時から19時までが仕事の時間だとすると１週間はたった50時間しかなく、上記の例の場合、会社の通勤時間やミーティングの時間、および、ランチタイムを除くと自分が作業できる時間は17.5時間＝これが来週の自分の時間的リソースであることに気がつくことができます。

少し脱線しますが、「忙」という漢字は「心を亡くす」と書きます。時間に追われて精神的な余裕がないことを示しますが、僕の場合、常に自分の時間的リソースを可視化して、把握しているため、時間に追われる・仕事に追われる、という感覚が正直に言ってあまりないです。忙しいか、忙しくないか、ではなく、自分の時間的リソースが空いてるか、空いていないかという捉え方をしているため、仕事が過密でも「心を亡くす」ことが少ないです。
つまり、冒頭に記載した「なぜそんな多忙な生活を続けられるの？」という問いに関しては、そもそも多忙な生活だと思っていない、というのが僕の回答になります。

本日のブログが一旦ここまでにします！
次回にスケジュール管理の続きとして、自分の時間的リソースをどうやって有効活用しているかをテーマに発信したいと思います。本日もご精読、有難うございました！